Skip to content

Zakładanie firmy krok po kroku. Jak założyć działalność gospodarczą?

Przeczytasz w ciągu 12 minut

Własna firma daje o wiele więcej możliwości niż zatrudnienie na etacie. Jednak zbyt duża odpowiedzialność i formalności skutecznie mogą odstraszać potencjalnych przedsiębiorców. Na szczęście założenie firmy przez internet daje szansę na zmniejszenie formalności do minimum oraz na zaoszczędzenie cennego czasu. By to się udało trzeba jednak pamiętać o kilku istotnych sprawach. Jak założyć działalność gospodarczą? Oto instrukcja na założenie firmy krok po kroku.

Jak założyć działalność gospodarczą?

Poniższy tekst to instrukcja, która pomoże Ci bezboleśnie przejść przez proces zakładania firmy. Zanim podejmiesz decyzję o założeniu działalności gospodarczej, powinieneś zapoznać się z każdym etapem. Wymaga to odpowiedniego przygotowania merytorycznego. Musisz wypełnić kilka ważnych dokumentów oraz podjąć odpowiednie kroki. Wszystkie czynności związane z rozpoczęciem działalności gospodarczej można wykonać całkowicie online.

Kto może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce?

Od czego więc zacząć proces zakładania działalności gospodarczej? Przede wszystkim musisz sprawdzić, czy możesz prowadzić firmę w Polsce. Sprawdź, czy spełniasz odpowiednie kryteria:

  • pełnoletność,
  • pełna zdolności do czynności prawnych,
  • odpowiednie obywatelstwo.

W przypadku obywatelstwa w tej grupie osób znajdują się:

  • obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
  • obywatele spoza powyższej grupy obywateli, którzy mają zezwolenie na stały pobyt, pobyt rezydenta długoterminowego UE lub zezwolenie na pobyt czasowy w określonym celu.

Okazuje się, że każdy pełnoletni obywatel Polski ma prawo do założenia i prowadzenia działalności gospodarczej, oprócz szczególnych przypadków na powstałych w wyniku postanowień sądu.

Zakładanie firmy krok po kroku

Przy zakładaniu własnej działalności gospodarczej właściwie wszystkie czynności można załatwić przez Internet. Dzięki temu możesz liczyć na szybkość oraz większą wygodę niż w przypadku załatwienia wszelkich formalności w urzędach. Sprawdźmy, jak wygląda założenie działalności gospodarczej online krok po kroku.

I krok – rejestracja firmy w CEIDG-1

Założenie firmy trzeba zacząć od jej zarejestrowania. Wystarczy, że wejdziesz na stronę https://www.biznes.gov.pl/pl, a następnie wypełnisz wniosek do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Wypełnienie formularza CEIDG-1 stanie się początkiem Twojej drogi do własnego biznesu. We wniosku będziesz proszony o podanie swoich danych osobowych oraz danych dotyczących zakładanego przedsiębiorstwa.

Za pomocą tego dokumentu należy również przekazać wszelkie zmiany danych w ciągu 7 dni od zaistnienia takiej sytuacji. Część informacji trafia do systemu automatycznie. W razie jakichkolwiek wątpliwości oraz problemów z wypełnieniem formularza tutaj znajdziesz pomoc. Co ciekawe, można to zrobić również podczas zakładania konta firmowego – na przykład w Banku Santander. Pozwoli to założyć jednocześnie konto firmowe jak i dopełnić wszelkich formalności związanych z zakładaniem firmy.

II krok – Polska Klasyfikacja Działalności

Na etapie uzupełniania formularza CEIDG musisz wybrać rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. W tym celu powinieneś przejrzeć Polską Klasyfikację Działalności (PKD), w której znajdują się rodzaje działalności gospodarczej w Polsce. Każdy rodzaj działalności gospodarczej jest oznaczony odpowiednim kodem. Nie ma przeszkód, by w ramach jednej firmy łączyć kilka rodzajów działalności i w związku z tym można wybrać kilka kodów PKD. Możesz spośród nich wybrać maksymalnie 10 numerów PKD. Jeden z rodzajów działalności trzeba jednak ustalić jako dominujący.

III krok – Urząd Skarbowy i forma opodatkowania

Do rozpoczęcia działalności gospodarczej potrzebny Ci będzie NIP (Numer identyfikacji podatkowej). Osobom, które do tej pory nie posiadały NIP-u, zostanie on nadany przy realizacji ich wniosku. Wniosek CEIDG-1 zawiera podanie o nadanie numeru identyfikacji podatkowej.

W formularzu musisz określić formę opodatkowania. Jeżeli zdecydujesz się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, możesz wybrać jedną z czterech różnych form. Wśród nich pojawiają się: opodatkowanie na zasadach ogólnych, według stawki liniowej, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz karty podatkowej (karta podatkowa wraz z nowym ładem odchodzi w zapomnienie, ale jeżeli ktoś ma opcję rozliczać się w taki sposób to prawdopodobnie warto to zrobić). Jeżeli nie wybierzesz sposobu opodatkowania, to zostaniesz automatycznie opodatkowany na zasadach ogólnych.

Ważną kwestią jest również podatek VAT. Możesz zostać zwolniony z tego obowiązku, jeżeli sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie lub sprzedajesz towary i usługi zwolnione z VAT. Jeśli jesteś VAT-owcem, musisz wypełnić formularz VAT-R. 

Więcej o wyborze formy opodatkowania możesz przeczytać tutaj.

IV krok – biuro rachunkowe lub księgowość online

Założenie firmy przez Internet wymaga również zdefiniowania podmiotu, który będzie prowadził dokumentację. Nie musisz się martwić, jeśli jeszcze nie podjąłeś takiej decyzji – możesz wybrać samodzielne rozliczanie się, a dopiero potem zaktualizować informacje o biurze rachunkowym.

Zastanawiasz się, kto będzie zajmował się Twoją księgowością? Sprawdź, jakie masz opcje:

Biuro rachunkowe

Ten wybór sprawdzi się przedsiębiorcom, którzy cenią sobie bezpośredni kontakt z drugą osobą oraz mają w planach zatrudnić pracownika. Jednak decydując się na ten wariant, musisz pamiętaj, że możesz trafić na różny poziom usług biura księgowego. Po prostu nie przewidzisz tego, na kogo konkretnie trafisz oraz jakie będzie on świadczyć usługi. Dlatego przed podjęciem decyzji o wyborze biura rachunkowego najlepiej jest wcześniej sprawdzić opinie na jego temat.

Księgowość online

Wybierając opcję księgowości internetowej możesz liczyć na wiele wygód. Nie musisz znać zasad księgowości, ponieważ wszystkie Twoje faktury zostaną poprawnie zaksięgowane. Serwis dostępny online pomoże Ci usprawnić prowadzenie dokumentacji nawet przy dużej liczbie faktur. Ponadto wszelkie deklaracje podatkowe są tworzone i wysłane do urzędów bez konieczności Twojej ingerencji. Jeśli nie chcesz mieć osobistego kontaktu z księgowym i załatwiać wszystko online, to księgowość internetowa jest opcją dla Ciebie. Tu również przyda się bankowe konto dla firm, gdzie bez problemu można połączyć bankowość z księgowością online – np. na Koncie Firmowym Godnym Polecenia od Santander.

V krok – Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Wypełnianie formularza CEIDG-1 wymaga również złożenia odpowiednich dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na szczęście obecnie zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika do ZUS jest wysyłane automatycznie.

Jeśli jednak nie jesteś zatrudniony na etacie, lub nie jesteś emerytem, a więc zakładana działalność jako jedyna uprawnia Cię do ubezpieczeń społecznych, musisz zgłosić się do ZUS jako ubezpieczony. W tym celu musisz wypełnić i dostarczyć do ZUS jeden z dwóch formularzy:

Dokument ZUA (ubezpieczenie społeczne i zdrowotne)

Formularz ZUA dotyczy wszystkich składek również w przypadku małego ZUS-u.

Dokument ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne)

Formularz ZZA dotyczy rejestracji składki zdrowotnej i obowiązuje w przypadku ulgi na start lub osób zatrudnionych jednocześnie na umowę o pracę z wynagrodzenie powyżej minimalnego wynagrodzenia.

Powyżej wymienione dokumenty możesz dodatkowo dołączyć w trakcie wypełniania wniosku CEIDG. Jeśli nie zrobisz tego od razu, to pamiętaj, że masz 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej na ich dostarczenie do ZUS-u.

Kolejna ważna kwestia – jeśli zamierzasz zatrudnić pracownika, to w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy z pracownikiem, musisz go zgłosić do ZUS. Natomiast chcąc zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, to powinieneś wypełnić wniosek ZCNA.

VI krok – pieczątka firmowa

Nie ma ustawy, która wprowadziłaby obowiązek posiadania pieczątki firmowej. Należy jednak zwrócić uwagę, że może okazać się ona konieczna podczas dopełniania formalności z kontrahentami, podpisywania zamówień, wypełnienia druków urzędowych czy deklaracji. Dlatego też warto zainwestować w pieczątkę, która sprawdzi się podczas wystawiania faktur oraz umów. na pieczątce przedsiębiorstwa powinno się znaleźć przynajmniej pełna nazwa firmy, adres, REGON i NIP.

VII krok – konto firmowe

Teoretycznie niewielka jednoosobowa działalność gospodarcza nie wymaga posiadania osobnego konta firmowego, jednak posiadanie firmowego konta bankowego daje przedsiębiorcy szereg korzyści. Konto firmowe pomoże Ci  w organizacji i zarządzaniu finansami biznesu. Pozwoli Ci kontrolować przychody i koszty firmowe. 

Od 1 listopada 2019 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące działania systemu split payment, czyli mechanizmu podzielonej płatności. Tym samym stał się on obowiązkowy w odniesieniu do działalności w określonych branżach. W tym celu konieczne jest posiadanie firmowego konta bankowego. Przepisy dotyczą przedsiębiorców, którzy zawierają transakcje w oparciu o towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT. Z konta prywatnego nie ma możliwości dokonania przelewu z komunikatem podzielonej płatności. 

Pewnie zastanawiasz się, jak wybrać najlepsze konto dla swojej firmy? Polecamy Ci sprawdzić nasz ranking kont firmowych. Zdajemy sobie sprawę z tego, że wybór ten nie należy do najłatwiejszych. Chcąc możliwie jak najbardziej ułatwić Ci podjęcie decyzji, przygotowaliśmy szereg opinii o każdym koncie.

Zakładanie działalności gospodarczej przez bank

Jeżeli nie chcesz samodzielnie wysyłać dokumentów do CEIDG, to możesz skorzystać z opcji na założenie firmy razem z wnioskiem o konto firmowe w Pekao (więcej na ten temat w naszym teście zakładania konta w Pekao) lub w Banku Santander (możesz to zrobić tutaj). W tym wariancie to Bank przeprowadzi Cię przez wszystkie kolejne kroki konieczne do założenia firmy, a przy okazji od razu zyskasz konto przeznaczone do prowadzenia działalności gospodarczej. Całość zajmie około 10-15 minut. Uwaga! W warunkiem do założenia firmy przez bank jest posiadanie profilu zaufanego lub przynajmniej potwierdzonego osobiście konta w jednym z dużych polskich banków.

Jak założyć firmę spedycyjną?

Nie wszystkie rodzaje działalności można założyć od ręki. Jednym z typów firm, które wymagają dodatkowych formalności są firmy spedycyjne. By założyć firmę spedycyjną, oprócz zwykłego założenia firmy i rejestracji do podatku VAT konieczne jest:

  • Zdobycie certyfikatu kompetencji zawodowych przewoźnika drogowego, lub zatrudnienie osoby posiadającej taki certyfikat. Koszt zdobycia certyfikatu to około 2000 zł.
  • Uzyskanie licencji na spedycję w urzędzie miasta bądź starostwie powiatowym.
  • Zaświadczenie o niekaralności – w przypadku spółek przynajmniej jednej z osób będącej członkiem zarządu.
  • Posiadanie co najmniej 50 tys. euro kapitału – kapitał może stanowić również nieruchomość bądź poświadczenie z banku.
  • Wykupienie ubezpieczenia OCS, czyli ubezpieczenia od szkód powstałych z winy spedytora.
Kiedy najlepiej założyć firmę?

We wniosku o założenie firmy do CEIDG należy określić datę rozpoczęcia działalności. Okazuje się, że ze względów podatkowych najlepiej jest założyć firmę drugiego dnia miesiąca. ZUS nalicza preferencyjne składki za pełne miesiące, a więc zakładając firmę drugiego dnia miesiąca będziemy mogli korzystać z tzw. małego zusu przez niemal 25 zamiast 24 miesięcy.

Gdzie zgłosić działalność gospodarczą?

Prowadzenie firmy należy zgłosić przez wniosek w CEIDG. Można dokonać tego w najbliższym urzędzie skarbowym, albo bezpośrednio przez internet. Można to również zrobić przez bank, na przykład przy zakładaniu Konta Firmowego Godnego Polecenia od Banku Santander.

Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej?

Założenie typowej jednoosobowej działalności gospodarczej jest całkowicie bezpłatne. Osobne przepisy, czyli obowiązek wykupienia licencji czy też koncesji mogą obowiązywać w szczególnych przypadkach, takich jak np. sprzedaż alkoholu. Przy zakładaniu firmy dobrze jest jednak wziąć pod uwagę, że obowiązek płacenia składek ZUS występuje niezależnie od uzyskiwanych przychodów, lepiej więc jest mieć zabezpieczony jakikolwiek kapitał na pierwsze kilka składek do ZUS.

Jakie dokumenty są wymagane do założenia działalności?

O ile nie zakładamy specjalistycznej firmy wymagającej pozwoleń i licencji (np. – produkującej broń, alkohol), to do założenia firmy wystarczy sam dowód osobisty.

Czy można założyć działalność gospodarczą przez internet?

Tak – jest to wręcz preferowany przez urzędy sposób założenia firmy.

Ile trwa założenie działalności?

Zakładając, że wniosek do CEIDG zostanie podpisany elektronicznie (np. poprzez profil zaufany), to dopełnienie wszelkich formalności zajmuje około godziny. We wniosku zaznacza się datę rozpoczęcia działalności, która może zostać ustalona nawet na ten sam dzień. Działalność można więc rozpocząć nawet w około godzinę, ale nim systemy informatyczne przetwarzają wniosek i nadany zostanie NIP może minąć kilka dni. Od strony formalnej wniosek będzie jednak ważny na dzień podanej daty rozpoczęcia działalności, można więc bez obaw wystawiać rachunki i prowadzić działalność od razu po złożeniu wniosku.

Zobacz także

Dołącz do dyskusji

  1. Samo założenie własnej działalności to chyba najłatwiejszy element. Trudniejsze jest rozkręcenie firmy i dbanie o to aby wszystko funkcjonowało prawidłowo i tak jak się tego oczekuje. Trzeba mieć bardzo dużą wiedzę. Ja po dwóch latach od założenia firmy postanowiłam podjąć studia podyplomowe na WSKZ na kierunku rachunkowość i finanse własnego biznesu, bo widziałam że coś zaczyna dziać się nie tak w tej kwestii. Musze przyznać, że dużo dały mi studia i po ich ukończeniu z wieloma sprawami potrafię sama sobie poradzić. Teraz za nic w świecie nie wróciłabym do pracy na etacie..

    1. Mam bardzo podobne odczucia mając swoją działalność trzeci rok – wiadomo czasami jest ciężko, ale mimo wszystko nie wyobrażam sobie powrotu na etat 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.