Każdy, kto prowadzi własną firmę handlową, wie, jak ważne są podróże służbowe do klientów. Poszukiwanie nowych nabywców oraz współpracowników bardzo często wymaga pokonania wielu kilometrów, co przekłada się na zwiększenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Czy podróż służbowa jest definiowana przez Kodeks Pracy? Czym jest podróż służbowa? Czy wyjazd służbowy może być kosztem podatkowym? Postaramy się odpowiedzieć na wszystkie powyższe pytania i nie tylko.
Podróż służbowa – co to takiego?
Warto wiedzieć o tym, że pojęcie podróży służbowej nie jest jasno zdefiniowane przez Kodeks Pracy. Nie oznacza to jednak, że wyjazdy związane z prowadzeniem firmy nie są z nią bezpośrednio związane oraz nie generują kosztów. Co ciekawe, obecnie obowiązujące prawo podatkowe definiuje różnego rodzaju ograniczenia w kwestii rozliczenia podróży w czasie pracy.
Co mówi Kodeks Pracy na temat wyjazdów służbowych?
Analizując definicję, można jasno stwierdzić, iż wyjazd służbowy to nic innego, jak podróż pracownika w czasie pracy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy. Ciekawostka! Przedsiębiorca, który przemieszcza się samochodem lub inną metodą transportu w celu wykonania zadań służbowych według obowiązujących przepisów nie odbywa jako takiej podróży.
Podróże służbowe, a możliwość włączenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu
Jest jeden bardzo ważny warunek, który należy spełnić, aby móc uwzględnić wyjazdy służbowe, jako koszty uzyskania przychodu w przedsiębiorstwie. Dotyczy on tego, że konkretny wyjazd musi dotyczyć realizacji celu osiągnięcia przychodu lub jego zabezpieczenia. Warto wiedzieć o tym, że WYŁĄCZNIE w tej sytuacji możliwe jest wliczenie kosztów podróży służbowej, jako wydatku związanego z prowadzeniem firmy.
Co ważne, tego typu wydatek nie może zostać uwzględniony w katalogu wydatków firmy, które nie mogą zostać włączone do kosztów uzyskania przychodu. Na ogół wszelkiego rodzaju podróże służbowe pracowników
i właścicieli firm spełniają powyższy wymóg prawny.
Uwaga! Podróż służbowa właściciela firmy lub pracownika to tylko wyjazdy, które są ściśle związane z profilem działalności gospodarczej oraz prowadzące do osiągnięcia celu, jakim jest wypracowanie przychodu. Co ciekawe, przepisy nie wymagają osiągnięcia konkretnego przychodu, a jedynie wykonania działań polegających na dążeniu do niego.
Jak udokumentować podróż służbową?
Wyjazdy firmowe można udokumentować na kilka sposobów. Obowiązek wykonywania pełnej dokumentacji spoczywa na każdej firmie, jednak nie każdy wie, jakie dokumenty księgowe są aktualnie najważniejsze. Co ciekawe, Rozporządzenie Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 roku mówi jasno, że fakturą może być nawet jednorazowy bilet za przejazd płatnym odcinkiem autostrady, pod warunkiem, że pokonany odcinek był dłuższy niż 50 kilometrów. Bilet tego typu może być wystawiony przez podatników, którzy uzyskali uprawnienia do przewozu osób i towarów:
- Koleją torową
- Taborem samochodowym
- Statkami
- Samolotami
- Promami
- Śmigłowcami
Ważne jest też to, aby bilety zawierały w sobie informację na temat wysokości podatku, kwoty należności, imienia i nazwiska podatnika, numer dokumentu oraz datę jego wystawienia. Dokumentacji podlega także zapłata za paliwo. Do potwierdzenia tego typu operacji wystarczy paragon lub dokument kasowy, który należy opisać nazwą firmy, adresem oraz rodzajem zakupionego towaru. Ciekawostka! Tego typu wydatki są ujmowane bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu.
Podróż służbowa a dieta pracownika
W związku z każdą podróżą służbową trwającą powyżej 24 godzin pracownikowi przysługuje prawo do otrzymania tzw. diety. Z tego tytułu kierowca otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie za każdy dzień przebywania na firmowym wyjeździe. Jak jednak odnoszą się do tego przepisy podatkowe?
Warto wiedzieć o tym, że przedsiębiorca może odliczyć koszty uzyskania przychodu w ramach wydatków na wynagrodzenia pracownicze i diety w czasie wyjazdów służbowych. Ważne! Wysokość diety wylicza się na podstawie długości podróży. W przypadku wyjazdu trwającego do 12 godzin pracownikowi przysługuje zaledwie połowa diety, natomiast powyżej 12 godzin obejmuje go już pełna stawka.
Co nie kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodu w ramach podróży?
Ciekawostką, o której warto wspomnieć, jest fakt, że do kosztów uzyskania przychodów w ramach podróży służbowej nie wlicza się wyżywienie nawet jeśli jego zakup został udokumentowany fakturą VAT. Tego typu wydatków nie można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów pod żadnym warunkiem, gdyż ten nosi pewne znamiona kosztu prywatnego. Rozwiązaniem jest jednak naliczenie diety dla kierowcy i ujęcie jej
w całkowitych kosztach podróży.
Wyjazdy służbowe a odliczenia podatku VAT – najważniejsze informacje
Wszelkiego rodzaju wydatki, które ponosi przedsiębiorca w ramach podróży służbowej, są w 100% opodatkowane, dzięki czemu uprawniają firmę do odliczenia VAT-u. Z racji, iż wyjazdy służbowe najczęściej związane są mocno z podstawowym profilem działalności przedsiębiorstwa, uzyskanie ulgi podatkowe z tego tytułu jest w pełni uzasadnione i legalne.
Istnieją jednak pewne ograniczenia jeśli chodzi o odliczenia od podatku VAT. Z ulgi nie mogą korzystać właściciele firm, którzy nabyli przez podatnika usługi noclegowe i gastronomiczne. Wyjątkiem są jednak sytuacje, kiedy tego typu usługi nabywane są do zaspokojenia potrzeb pasażerów firm przewozowych.
Autor artykułu
Dołącz do dyskusji