Skip to content

Własna firma to marzenie wielu ludzi. Założenie działalności gospodarczej daje więcej możliwości rozwoju niż praca na etacie, a także umożliwia spełnienie się w biznesie. Aby oficjalnie stać się przedsiębiorcą, trzeba niestety dopełnić pewnych formalności. Jak dokładnie założyć działalność? Jakie dokumenty należy przygotować i jakie wnioski wypełnić? Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego co musisz wiedzieć, jeśli planujesz rejestrację własnej firmy.

Zanim założysz działalność – co warto zrobić?

Zakładanie działalności nie jest trudne, o ile wcześniej przygotujemy się do wypełniania wniosku. Co należy przemyśleć przed założeniem własnej firmy? 

  1. Przed rozpoczęciem procesu zakładania działalności warto znać numer lub numery PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), które będą dotyczyć naszego biznesu. 
  2. Należy też dokładnie przyjrzeć się dostępnym sposobom opodatkowania firmy i wybrać taki, który będzie dla nas najkorzystniejszy.
  3. Warto również przemyśleć kwestię księgowości. Co prawda we wniosku możesz wybrać samodzielne rozliczanie i dokonać wyboru później, nie powinieneś z tym jednak czekać zbyt długo.
  4. Aby założyć działalność musisz także podać adres siedziby firmy lub prowadzenia działalności. Nie musisz w tym celu wynajmować specjalnego lokalu, możesz podać swój adres domowy. Nie zawsze jest to jednak optymalne rozwiązanie.
  5. Ostatnią istotną kwestią jest konto firmowe. W teorii, do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej nie potrzebujesz osobnego konta dla firmy. W praktyce brak takiego konta jest jednak bardzo niepraktyczny. Przed rozpoczęciem działalności warto sprawdzić dostępne na rynku oferty

Musisz także pamiętać, że jeśli zakładana działalność jest Twoim jedynym tytułem do korzystania z ubezpieczeń społecznych, będziesz musiał zgłosić się do ubezpieczenia ZUS. Wypełnianie formularzy ZUS nie jest trudne, jednak może zająć trochę czasu ponieważ wymaga podania sporej ilości danych. Na szczęście wiele informacji jest wysyłanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych automatycznie.

Kto może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce?

Przepisy prawa stanowią, że założyć i prowadzić firmę w Polsce mogą osoby:

  • pełnoletnie,
  • cieszące się pełną zdolnością do czynności prawnych,
  • posiadające obywatelstwo polskie, lub jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej i państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
  • posiadające inne obywatelstwo, ale posiadają zezwolenie na stały pobyt, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE lub zezwolenie na pobyt czasowy w określonym celu.

Jakie dokumenty musisz przygotować?

Do założenia firmy w Polsce potrzebny jest jedynie ważny dowód osobisty. Wyjątkiem są branże, które do prowadzenia działalności wymagają specjalnej licencji lub zezwolenia. Jest tak na przykład w przypadku produkcji broni czy sprzedaży alkoholu. 

Ile to trwa?

Sam proces wypełniania wniosku o założenie działalności trwa około godziny. Twoja firma może zacząć działać od dnia, który wybrałeś jako dzień rozpoczęcia działalności. Nie musisz czekać na zatwierdzenie wniosku przez urzędnika. Oznacza to, że po wypełnieniu i przesłaniu formularza, możesz zacząć prowadzić swój biznes nawet od razu. System informatyczny  nie przetworzy jednak Twojego zgłoszenie natychmiast. Na nadania numeru NIP będziesz musiał poczekać od kilku dni do około tygodnia. 

Jakie trudności możesz napotkać?

O ile przygotujesz się do wypełniania wniosku, nie powinieneś napotkać wielu trudności podczas zakładania działalności. Potencjalne problemy mogą się jednak pojawić wcześniej. Nie zawsze oczywiste jest, jaki numer lub numery PKD powinieneś podać. Jest to kwestia kluczowa, której absolutnie nie można lekceważyć. Jeśli będziemy wykonywać działalność niezgodną z wpisanym numerem PKD, narażamy się na karę grzywny lub ograniczenia wolności.

Zakładanie własnej firmy – instrukcja krok po kroku

Jesteś już gotowy do dopełnianie niezbędnych formalności i założenia swojej firmy? Teraz wystarczy już tylko wypełnić wniosek o rejestrację własnej działalności. Poniżej znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci przejść przez cały proces zakładania firmy online.

Rejestracja firmy w CEIDG

Zakładanie firmy trzeba zacząć od jej zarejestrowania. Aby to zrobić musisz wejść na stronę https://www.biznes.gov.pl/pl, a następnie wypełnić wniosek do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Wypełnienie formularza CEIDG-1 to pierwszy krok na drodze do założenia biznesu. We wniosku będziesz proszony o podanie swoich danych osobowych oraz danych dotyczących zakładanego przedsiębiorstwa.

Pamiętaj, że za pomocą tego dokumentu należy również zgłosić ewentualne zmiany danych. Musisz to zrobić w ciągu 7 dni od ich wystąpienia.

Polska Klasyfikacja Działalności

Na etapie uzupełniania formularza CEIDG musisz wybrać rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. W tym celu powinieneś przejrzeć Polską Klasyfikację Działalności (PKD). Jej zadaniem jest pogrupowanie i klasyfikacja działalności ze względu na branżę lub sektor. Każdy rodzaj działalności gospodarczej jest oznaczony odpowiednim kodem. Powinieneś wybrać taki numer, który najbardziej odpowiada Twojemu pomysłowi na biznes.

Nie ma przeszkód, by w ramach jednej firmy łączyć kilka rodzajów działalności. Wypełniając wniosek można wybrać wiele kodów PKD. Jeden z numerów trzeba jednak wybrać jako kod głównej działalności. Główna działalność to ta, z której spodziewamy się uzyskiwać największe dochody. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, można wybrać dowolną ilość numerów PKD. Nie należy jednak robić tego na zapas. Powinieneś podać jedynie te numery, które dotyczą Twojej firmy. W każdym momencie możesz dodać kolejne lub usunąć nieaktualne kody PKD. Aby to zrobić należy złożyć korektę poprzez formularz CEIDG-1, a więc ten sam który jest wykorzystywany do zakładania nowej działalności.

Urząd Skarbowy i forma opodatkowania

Do rozpoczęcia działalności gospodarczej potrzebny Ci będzie NIP (Numer identyfikacji podatkowej). Osobom, które do tej pory nie posiadały NIP-u, zostanie on nadany przy po pełnym przetworzeniu ich wniosku. Wniosek CEIDG-1 zawiera podanie o nadanie numeru identyfikacji podatkowej.

W formularzu musisz określić formę opodatkowania. Jeżeli zdecydujesz się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, możesz wybrać jedną z trzech różnych form. Są to:

  • opodatkowanie na zasadach ogólnych,
  • opodatkowanie według stawki liniowej,
  • opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych

Wybór formy opodatkowania jest bardzo istotną kwestią. Decyzja ta może przekładać się na duże oszczędności w każdym roku podatkowym. Jeżeli nie wybierzesz sposobu opodatkowania, to zostaniesz automatycznie opodatkowany na zasadach ogólnych.

Ważną kwestią jest również podatek VAT. Możesz zostać zwolniony z obowiązku jego płacenia, jeżeli Twój obrór ze sprzedaży nie przekracza 200 tys. zł rocznie, lub sprzedajesz towary i usługi zwolnione z VAT. Jeśli jesteś vatowcem (podatnikiem VAT), to musisz wypełnić formularz VAT-R. 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Wypełnianie formularza CEIDG-1 wymaga również złożenia odpowiednich dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na szczęście obecnie zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika do ZUS jest wysyłane automatycznie.

Jeśli nie jesteś zatrudniony na etacie, lub nie jesteś emerytem, a więc zakładana działalność jako jedyna uprawnia Cię do ubezpieczeń społecznych, musisz zgłosić się do ZUS jako ubezpieczony. W tym celu musisz wypełnić i dostarczyć do ZUS jeden z dwóch formularzy:

Dokument ZUA (ubezpieczenie społeczne i zdrowotne)

Formularz ZUA dotyczy wszystkich składek również w przypadku małego ZUS-u.

Dokument ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne)

Formularz ZZA dotyczy rejestracji składki zdrowotnej i obowiązuje w przypadku ulgi na start lub osób zatrudnionych jednocześnie na umowę o pracę z wynagrodzeniem powyżej minimalnego wynagrodzenia.

Wymienione powyżej dokumenty możesz dołączyć w trakcie wypełniania wniosku CEIDG. Jeśli nie zrobisz tego od razu, pamiętaj, że masz 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej na ich dostarczenie do ZUS-u.

Jeżeli chcesz zgłosić członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, to powinieneś wypełnić wniosek ZCNA.

Musisz pamiętać, że jeśli zamierzasz zatrudnić pracownika, to w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy z pracownikiem, musisz go zgłosić do ZUS.

Biuro rachunkowe lub księgowość online

Założenie firmy przez Internet wymaga również zdefiniowania podmiotu, który będzie prowadził dokumentację. Nie musisz się martwić, jeśli jeszcze nie podjąłeś takiej decyzji. Początkowo możesz wybrać samodzielne rozliczanie się, a dopiero potem zaktualizować informacje o biurze rachunkowym lub księgowości online.

Księgowość online

Księgowość internetowa to rozwiązanie dobre przede wszystkim dla małych firm. Świetnie sprawdzi się w przypadku nowych, zwłaszcza jednoosobowych działalności. Wiodące na rynku firmy zajmujące się księgowością online udostępniają serwisy dostępne całodobowo przez Internet. Usprawniają one prowadzenie dokumentacji nawet przy dużej liczbie faktur. Ponadto wszelkie deklaracje podatkowe mogą być tworzone i wysłane do urzędów bez konieczności Twojej ingerencji.

To rozwiązanie charakteryzuje się jednak koniecznością wykonywania wielu czynności samodzielnie przez przedsiębiorcę. Co prawda systemy księgowości online są intuicyjne i bardzo ułatwiają formalności, ale wciąż mogą one zajmować sporo czasu, zwłaszcza przy dużej ilości faktur.

Biuro rachunkowe

Ten wybór sprawdzi się lepiej w przypadku nieco większych działalności, zwłaszcza spółek. Może to być także dobry kierunek dla osób, które nie czują się dobrze w samodzielnym dopełnianiu formalności. Biura rachunkowe charakteryzują się bowiem tym, że obowiązki związane z księgowością wykonują w imieniu przedsiębiorcy specjaliści. Najczęściej usługi biur rachunkowych są droższe niż księgowość online. Dlatego przed podjęciem decyzji o wyborze biura rachunkowego najlepiej jest wcześniej sprawdzić opinie na jego temat.

Biura rachunkowe funkcjonują zarówno w formie stacjonarnej, mieszanej jak i formie online. Ta ostatnia jest coraz bardziej popularna, ponieważ zdecydowanie ułatwia ona kontakt z księgowym i usprawnia wszystkie procesy związane z księgowością.

Pieczątka firmowa

Nie ma ustawy, która wprowadzałaby obowiązek posiadania pieczątki firmowej. Może się ona jednak okazać potrzebna podczas dopełniania formalności z kontrahentami, podpisywania zamówień, wypełnienia druków urzędowych czy deklaracji. Dlatego też warto zainwestować w pieczątkę, która sprawdzi się podczas wystawiania faktur oraz umów. Na pieczątce przedsiębiorstwa powinno się znaleźć przynajmniej pełna nazwa firmy, adres, REGON i NIP.

Konto firmowe

Teoretycznie niewielka jednoosobowa działalność gospodarcza nie wymaga posiadania osobnego konta firmowego i do celów firmowych można używać konta prywatnego.  Posiadanie konta firmowego daje jednak przedsiębiorcy szereg korzyści. Pomoże Ci ono zwłaszcza w organizacji i zarządzaniu finansami biznesu. Ułatwi także kontrolę przychodów i kosztów firmowych. 

Polecane konta firmowe

Do celów prowadzenia działalności warto założyć konto firmowe. Pozwala ono na łatwe rozdzielenie wydatków firmowych i osobistych. Jest to również bezpieczniejsze rozwiązanie, ponieważ w razie problemów z Urzędem Skarbowym, pod lupę kontrolerów trafi w pierwszej kolejności konto firmowe, a nie osobiste. Przed wyborem konta firmowego warto dokładnie zapoznać się z ofertami banków. Poniżej prezentujemy najlepsze oferty wybrane przez redakcję Wspieramyfirmy.pl.

Oferta od Bank Pekao w rankingu kont firmowych
Prowadzenie konta
0 zł
Karta
0/8 zł
Darmowe bankomaty
Tak
Przelew do ZUS i US
0 zł
Konto za 0 zł, do 2000 zł premii
2

BIZNest Konto w Nest Bank

Oferta od Nest Bank w rankingu kont firmowych
Prowadzenie konta
0 zł
Karta
0 zł
Darmowe bankomaty
Tak
Przelew do ZUS i US
0 zł
Do 4300 zł premii od NEST Banku oraz 700 zł od Allegro
Oferta od Santander Bank w rankingu kont firmowych
Prowadzenie konta
0 zł
Karta
0 zł
Darmowe bankomaty
Tak
Przelew do ZUS i US
0 zł
Bezwarunkowo za 0 zł, do 2400 zł bonusu w promocji.

Jak założyć działalność przez bank?

Aby założyć firmę przez bank musisz przejść te same kroki, co w przypadku zakładania działalności przez platformę Biznes.govlub w urzędzie. Dla wielu przyszłych przedsiębiorców dopełnienie formalności za pośrednictwem banku może być bardziej praktyczne. Dlaczego?

  • Wypełniając wniosek o rejestrację działalności przez bank masz możliwość skorzystania ze wsparcia konsultanta banku. Najczęściej odbywa się to za pośrednictwem czatu.
  • Po złożeniu wniosku zostanie dla Ciebie otwarte konto firmowe, które nie jest konieczne do prowadzenia działalności, ale z pewnością warto je posiadać. Dzięki temu oszczędzasz czas, ponieważ załatwiasz dwie sprawy na raz.

Jak dokładnie założyć firmę przez bank? Przede wszystkim musisz sprawdzić, czy Twój bank oferuje taką możliwość. Po drugie, musisz posiadać profil zaufany powiązany z kontem w banku, przez który chcesz założyć działalność. Jeśli obydwa warunki są spełnione, możesz przystąpić do zakładania swojej firmy.

Rejestracja działalności przez bank nie różni się zbytnio od procesu zakładania firmy przez Biznes.gov. Na początku musisz wejść na stronę internetową banku i znaleźć podstronę umożliwiającą wnioskowanie o założenie firmy. Następnie należy wypełnić ten sam wniosek i podać te same dane, co w przypadku zakładania firmy na platformie biznes.gov. Nie można więc liczyć na prostsze formalności czy szybsze załatwienie sprawy. 

Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z istotnymi kosztami. Co roku są one coraz większe, w związku z rosnącymi kwotami składek. Dla wielu przedsiębiorców dużym obciążeniem są opłaty, które należy odprowadzać do ZUSu. Zwłaszcza rozliczając się na zasadach dużego ZUSu. Łącznie, opłaty na rzecz ubezpieczeń społecznych wynoszą w 2023 roku 1630,64 zł miesięcznie bez ubezpieczenia chorobowego, lub 1732,58 zł z ubezpieczeniem chorobowym. Dodatkową opłatą jest składka zdrowotna, która w 2023 roku wynosi 314,10 zł. Co ważne, powyższe składki należy odprowadzać niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo osiągnęło jakikolwiek dochód.

Łatwo więc obliczyć, że aby opłacić same składki należy wyłożyć ok. 2000 zł miesięcznie. Na szczęście dla nowych przedsiębiorców dostępny jest szereg ulg, które ułatwiają rozkręcenie biznesu. Należą do nich “ulga na start”, “preferencyjne składki ZUS” i “Mały ZUS Plus.

Do tego należy również doliczyć takie opłaty jak wynajem lokalu, media, koszty księgowości i obsługi prawnej. Trzeba również pamiętać o kosztach założenia i prowadzenia strony internetowej czy marketingu. Początkujący przedsiębiorcy często nie doszacowują wszystkich kosztów prowadzenia działalności, co prowadzi do szybkiego upadku biznesu. Stąd niezwykle istotne jest sporządzenie profesjonalnego i rzetelnie przygotowanego biznes planu.

A co jeśli postanowisz założyć spółkę?

Działalność gospodarczą możesz prowadzić w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej lub zakładając spółkę. Spółki są zakładane przez wspólników chcących współpracować, najczęściej w celu osiągniecia zysku. W Polsce można prowadzić kilka różnych rodzajów spółek. To jaką z nich wybierzesz nie jest bez znaczenia, ponieważ różnice między nimi są bardzo duże. 

Jakie są rodzaje spółek?

W Polsce można założyć i prowadzić wiele rodzajów spółek. Mogą wydawać się one podobne do siebie, w rzeczywistości jednak dzielą je duże różnice. Niektóre z nich są proste i może założyć ja każdy. Inne są zdecydowanie bardziej skomplikowane, a aby je prowadzić trzeba spełnić konkretne wymogi. Jakie konkretnie spółki można prowadzić w Polsce?

Spółki osobowe:

  • spółka jawna,
  • spółka partnerska,
  • spółka komandytowa,
  • spółka komandytowo-akcyjna.

Spółki kapitałowe:

  • spółka akcyjna,
  • prosta spółka akcyjna,
  • spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Odrębnym rodzajem spółki jest spółka cywilna (spółka prawa cywilnego).

Jak założyć spółkę?

Spółkę można założyć na podstawie umowy lub statutu. To, jaką formę powinien przyjąć taki dokument zależy od typu spółki. Na przykład aby założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) należy przygotować i podpisać umowę u notariusza. Do założenia spółki akcyjnej niezbędny będzie statut. Każdy typ spółki ma także inne wymagania, na przykład dotyczące kapitału zakładowego.

Jak widać, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie jak założyć spółkę. Inne zasady dotyczą różnych typów spółek, które zakłada się aby prowadzić różne typy działalności. Co więcej, nie każdy może założyć dowolny typ spółki. Na przykład spółkę partnerską mogą założyć wspólnicy wykonujący wolne zawody.

Kiedy najlepiej założyć firmę?

We wniosku o założenie firmy do CEIDG należy określić datę rozpoczęcia działalności. Okazuje się, że ze względów podatkowych najlepiej jest założyć firmę drugiego dnia miesiąca. ZUS nalicza preferencyjne składki za pełne miesiące, a więc zakładając firmę drugiego dnia miesiąca będziemy mogli korzystać z tzw. małego zusu przez niemal 25 zamiast 24 miesięcy.

Ile kosztuje założenie działalności gospodarczej?

Założenie typowej jednoosobowej działalności gospodarczej jest całkowicie bezpłatne.

Osobne przepisy, czyli obowiązek wykupienia licencji czy też koncesji mogą obowiązywać w szczególnych przypadkach, takich jak np. sprzedaż alkoholu. Przy zakładaniu firmy dobrze jest jednak wziąć pod uwagę, że obowiązek płacenia składek ZUS występuje niezależnie od uzyskiwanych przychodów, lepiej więc jest mieć zabezpieczony jakikolwiek kapitał na pierwsze kilka składek do ZUS.

Jakie dokumenty są wymagane do założenia działalności?

O ile nie zakładamy specjalistycznej firmy wymagającej pozwoleń i licencji (np. – produkującej broń, alkohol), to do założenia firmy wystarczy sam dowód osobisty.

Czy można założyć działalność gospodarczą przez Internet?

Tak – jest to wręcz preferowany przez urzędy sposób założenia firmy.

Ile trwa założenie działalności?

Zakładając, że wniosek do CEIDG zostanie podpisany elektronicznie (np. poprzez profil zaufany), to dopełnienie wszelkich formalności zajmuje około godziny.

We wniosku zaznacza się datę rozpoczęcia działalności, która może zostać ustalona nawet na ten sam dzień. Działalność można więc rozpocząć nawet w około godzinę, ale nim systemy informatyczne przetwarzają wniosek i nadany zostanie NIP może minąć kilka dni. Od strony formalnej wniosek będzie jednak ważny na dzień podanej daty rozpoczęcia działalności, można więc bez obaw wystawiać rachunki i prowadzić działalność od razu po złożeniu wniosku.

Jak zawiesić działalność?

Aby zawiecić działalności gospodarczą, wystarczy wejść na platformę biznes.gov, wybrać usługę “zmień dane w CEIDG”, a następnie zalogować się na przykład poprzez profil zaufany. Następnie wystarczy, że z podanych opcji wybierzesz zawieszenie działalności swojej firmy. W ten sam sposób możesz zakończyć działalność

Autor artykułu
Avatar photo
Bartłomiej Węglewski
Zobacz również inne artykuły
Redaktor serwisu Wspieramyfirmy.pl. Sprawdza i porównuje produkty finansowe dla firm. Prywatnie pasjonat nowych technologii, filmów i książek.

Zobacz także

Dołącz do dyskusji

  1. Samo założenie własnej działalności to chyba najłatwiejszy element. Trudniejsze jest rozkręcenie firmy i dbanie o to aby wszystko funkcjonowało prawidłowo i tak jak się tego oczekuje. Trzeba mieć bardzo dużą wiedzę. Ja po dwóch latach od założenia firmy postanowiłam podjąć studia podyplomowe na WSKZ na kierunku rachunkowość i finanse własnego biznesu, bo widziałam że coś zaczyna dziać się nie tak w tej kwestii. Musze przyznać, że dużo dały mi studia i po ich ukończeniu z wieloma sprawami potrafię sama sobie poradzić. Teraz za nic w świecie nie wróciłabym do pracy na etacie..

    1. Mam bardzo podobne odczucia mając swoją działalność trzeci rok – wiadomo czasami jest ciężko, ale mimo wszystko nie wyobrażam sobie powrotu na etat 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *