Formularz VAT-R- jak wypełnić?

Dokument oznaczony symbolem VAT-R to zgłoszenie rejestracyjne, składane w Urzędzie Skarbowym, w celu zarejestrowania bądź aktualizacji danych w zakresie podatku od towarów i usług. Deklaracja VAT-R daje możliwość zarejestrowania przedsiębiorcy jako podatnik VAT. Poniżej przedstawiamy, jak poprawnie wypełnić formularz VAT-R.

Formularz VAT-R- kwestie formalne

Obecnie formularz VAT-R występuje w trzech formach: papierowej, elektronicznej w formacie PDF, jak również dostępny jest w formie elektronicznej w systemie CEIDG. Pomimo niewielkich różnic, każdy z formularzy jest taki sam, nie różni się zawartością czy numeracją pól. W opisie formularza jest informacja, że podatnik wypełnia tylko jasne pola. Pracownik właściwego urzędu skarbowego wypełnia natomiast pola ciemne. Jeśli druk VAT-R wypełniany jest w formie papierowej, należy użyć drukowanych liter.

Jak wypełnić formularz VAT-R

Na samej górze formularza, po lewej stronie, w polu nr 1, należy wpisać numer NIP, czyli Identyfikator podatkowy. Z kolei pozycję nr 2 oraz 3 wypełnia pracownik urzędu skarbowego.

A. Cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika urzędu skarbowego

W tej części należy zaznaczyć cel złożenia dokumentu: rejestracyjny lub aktualizacyjny. Następnie w polu nr 5 należy podać „Naczelnika urzędu skarbowego”, czyli właściwy urząd skarbowy dla podatnika. Dużym ułatwieniem w wypełnianiu formularza w formacie pdf jest dostępność pełnej listy US w Polsce, przez co nie ma potrzeby odszukiwania informacji w Internecie. Jeśli adres zamieszkania przedsiębiorcy jest poza granicami Polski, należy wypełnić również pole nr 6 i 7. W przypadku zmiany danych, wypełnia się również pole numer 8 i 9.

B. Dane podatnika

Ta część to nic innego, jak wpisywanie poszczególnych danych. Warto pamiętać, że w przypadku rejestrowania działalności gospodarczej, w rodzaju podatnika należy zaznaczyć osoba fizyczna. Jeśli wypełniamy wersję dostępną w CEIDG, strona sama dostosowuje tą informację, jednakże w wersji papierowej oraz PDF wpisać trzeba:

• imię i nazwisko
• imiona rodziców
• datę urodzenia
• adres zamieszkania

Wpisuje się również numer PESEL.

C. Obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług

Sekcja C podzielona jest na 3 podpunkty: C.1, C.2 oraz C.3. Jest to najbardziej skomplikowana i niekiedy najtrudniejsza część formularza VAT-R. Poniżej omówione zostaną punkty w celu wyjaśnienia każdego z nich.

C.1 Okoliczności określające obowiązek podatkowy

punkt 26: podatnik nie jest podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy

W rozumieniu ustawy i wyżej wymienionego artykułu, osoba zakładająca pozarolniczą działalność gospodarczą jest podatnikiem, co oznacza, że te pole pozostaje puste.

punkt 27: podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju

Ten punkt nie powinien budzić większych wątpliwości.

punkt 28: podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Osoba zakładająca działalność gospodarczą ma prawo do wspomnianego zwolnienia, więc pole pozostawia się puste. Jednakże w przypadku, gdy planowana działalność zajmować się będzie dostawą towarów metali szlachetnych, opodatkowanych akcyzowym podatkiem lub świadczyć będzie usługi jubilerskie lub prawnicze, wtedy pole należy zaznaczyć. Również osoby posiadające siedzibę działalności poza terytorium kraju nie mają prawa do zwolnienia.

punkt 29: podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Nie zaznacza się tego pola w przypadku rejestracji jako płatnika VAT. Ta opcja występuje tylko w przypadku aktualizacji.

punkt 30: podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wyłącznie zwolnionej od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 1-2, 4-15 i art. 82

W większości towary są opodatkowane VAT-em. Oznacza to, że nie zaznacza się tego pola. Wyjątkami są na przykład kantor wymiany walut, sprzedaż przedmiotów używanych, wykonywanie zawodu technika dentystycznego. W taim przypadku nie można wykonywać innej działalności w ramach tej firmy.

punkt 31: podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy

Jeśli podatnik wypełniający formularz jest rolnikiem ryczałtowym, pole powinno być zaznaczone.

punkt 32: podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

Najczęściej zaznaczanym punktem będzie właśnie punkt 32, ponieważ stanowi on, że przedsiębiorca rezygnuje z podmiotowego zwolnienia z VAT.

punkt 33: podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy

Tutaj znowu przypadek rolnika ryczałtowego, jeśli rezygnuje ze zwolnienia, zaznacza te pole.

punkt 34: podatnik traci (utracił) zwolnienie, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy

W tym przypadku, nie ma dobrowolnej rezygnacji zwolnienia z VAT. Jeśli zostaje utracone do niego prawo, zaznacza się ten punkt. Występuje to wtedy gdy wielkość sprzedaży przekroczy 200 tysięcy złotych w ciągu roku.

punkt 35: podatnik wykonuje czynności, o których mowa w art. 113 ust 13 ustawy

Alternatywna opcja pola numer 32. Zaznaczany w przypadku wykonywania poszczególnych rodzai działalności. Jest to dostarczanie towarów z metali szlachetnych bądź opodatkowanych akcyzą, nie wliczając papierosów, części motoryzacyjnych, nieruchomości, ale również świadczenie usług jubilerskich, doradczych, prawniczych czy ściąganie długów.

punkt 36: podatnik będzie dokonywał (dokonuje) sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy

Zaznacza się tylko wtedy, gdy podmiot zarejestrowany jest jako płatnik VAT w innym kraju UE, inny niż Polska i wysyła towar zawierający już podatek VAT do polskich przedsiębiorstw.

punkt 37: podatnik rezygnuje (zrezygnował) z opodatkowania sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraj zgodnie z art. 24 ust. 7 ustawy

Oznacza to rezygnację z pola numer 36.

punkt 38: data

Jeśli VAT ma być płacony od dnia rozpoczęcia działalności, wpisać należy dzień założenia działalności gospodarczej. Jeżeli działalność już trwa, w tym przypadku można wpisać jedynie pierwszy dzień następnego miesiąca.

punkt 39: obowiązek podatkowy u małych podatników

1. zaznacza się w przypadku wybrania metody kasowej, czyli powstanie obowiązku podatkowego z dniem uregulowania części lub całości należności;
2. w tym przypadku zaznacza się, gdy podatnik utracił bądź traci prawo do rozliczania się metodą kasową, więc analogicznie utracił status „małego podatnika” przez przekroczenie limitu obrotów;
3. gdy rezygnuje się z metody kasowej, zazacza się te pole.

punkt 44: deklaracje kwartalne

W przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej, te pole pozostawia się puste, ponieważ rozliczanie podatku VAT co 3 miesiące powstaje dopiero po roku prowadzenia działalności.

punkt 47: szczególne procedury

Dotyczy to osób zajmujących się złotem oraz taksówkarzy.

C.2 Informacje dotyczące składania deklaracji VAT-R

Jeśli rozliczenie ma następować co miesiąc, należy zaznaczyć pole numer 50. Zazwyczaj jest to najlepsza opcja dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą.

Pole numer 51 zaznacza się w przypadku rozliczeń kwartalnych, ale możliwe jest dopiero po roku od rozpoczęcia działalności. Kolejne pole dotyczy podatników, których wyłączna działalność to import z krajów UE. Ostatnie pole dotyczy taksówkarzy.

C.3 Informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

punkt 58: podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w tym dostawy, do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy

Zaznacza się wyłącznie w przypadku planowania nabywania lub dostawę towarów albo import lub eksport usług.

punkt 59: podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny lub osoba prawna niebędąca podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy

Nie dotyczy osób rejestrujących się jako podatnicy VAT, tylko w przypadku osób dokonujacch zakupów towarów w krajach UE.

punkt 60: podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy

Jeśli planowany jest import lub eksport usług opodatkowanych VAT, zaznacza się to okno.

punkt 62: informacje o zakończeniu dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych

Jeśli podatnik VAT składa dokument w celach aktualizacyjnych i zaznaczył pole numer 58, zaznacza również te pole, gdy przestaje dokonywać czynności wyżej wspomnianych.

D. Wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT

Jeśli podatnik chce otrzymać pisemne potwierdzenie rejestracji zaznacza pole TAK. Jednakże wiąże się to z wniesieniem opłaty w wysokości 170 zł. Obecnie wszystko można sprawdzić na stronach internetowych, więc jeśli nie zachodzi potrzeba pisemnego potwierdzenia, zaznacza się pole NIE.

E. Podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika na formularzu VAT-R

Jest to już ostatni krok rejestracji. Nie mniej ważny jak pozostałe, ponieważ jak wiadomo bez podpisu dokument będzie nieważny. Pole z numerem telefonu i mailem można zostawić puste, ale ułatwia to zdecydowanie późniejszy kontakt z urzędem skarbowym.

Jeśli prawidłowo przeszedłeś przez wszystkie punkty formularza VAT-R- gratulacje, ponieważ właśnie stajesz się podatnikiem VAT.

Formularz VAT-R – Najczęściej zadawane pytania

Autor artykułu

Jakub Grzybowski

Zobacz również inne artykuły

Zobacz także

Kalkulator VAT – wylicz kwotę netto / brutto

20 stycznia 2022

Co się dzieje w przypadku zgłoszenia do VAT-R po terminie?

12 stycznia 2022

Kto musi rejestrować się do VAT i jak to zrobić?

10 stycznia 2022