Podstawą funkcjonowania każdej firmy jest księgowość. Tylko przy pomocy specjalisty można odnaleźć się w polskim systemie podatkowym, a wszystkie formalności i kwestie finansowo-ekonomiczno-podatkowe będą poprawnie działać. Im bardziej profesjonalne usługi księgowe, tym większe szanse na sukces i wyeliminowanie ewentualnych błędów.
Do kogo skierowana jest księgowość internetowa?
Dla właścicieli firm księgowość jest bardzo ważnym działem, dlatego w dalszym ciągu wybierane są tradycyjne biura księgowe, do których trzeba regularnie jeździć, przychodzić na spotkania i kontrolować wszystko osobiście. Postęp technologiczny i przenoszenie wszelkich usług do sieci co prawda nieco zmieniły to przyzwyczajenie, jednak w dalszym ciągu trudno jest przekonać, że księgowość internetowa jest teraz najlepszym, najwygodniejszym, a przy tym i bezpiecznym rozwiązanie. Większość dokumentów można przekazać online, przez co wizyty u księgowej czy księgowego są ograniczone do niezbędnego minimum. Im więcej dana osoba załatwia rzeczy online, tym łatwiej będzie jej zrozumieć zalety wynikające ze stosowania księgowości internetowej.
Zalety księgowości internetowej
Platformy, systemy i firmy specjalizujące się w księgowości internetowej zapewniają klientowi większą swobodę i samodzielność w działaniu. To klient może samodzielnie wystawiać faktury, rozliczać się z klientami, robić zestawienia, kontrolować podatki i składki. Dzięki temu, że większość czynności wykonuje się samodzielnie koszty obsługi są zdecydowanie niższe, niż zatrudnienie tradycyjnej księgowej. W zależności od wybranej firmy i opcji koszty te mogą być nie wyższe, niż kilkaset złotych miesięcznie. Księgowość internetowa to także szereg przydatnych, uzupełniających funkcji. Przykładem są m.in.: program do fakturowania, systemy magazynowe, moduł kasa/bank, CRM, funkcja kadry i płace czy tworzenie baz klientów i produktów lub przekazywanie danych do GUS oraz tworzenie okresowych raportów lub analiz.
Z tego względu wybierając firmę warto sprawdzić, jakiego rodzaju usługi oferuje i które byłyby najbardziej korzystne. Ważną zaletą księgowości internetowej jest także łatwy dostęp do wszystkich dotychczasowych rozliczeń, deklaracji czy raportów. Fakt, że większość systemów posiada też aplikacje mobilne powoduje, że cała dokumentacja firmy jest w zasięgu ręki. To daje nie tylko porządek w dokumentach, ale też możliwość systematycznego kontrolowania stanu finansów. Księgowość internetowa może być też zintegrowana z innymi narzędziami (np. kalendarz czy platforma sprzedażowa). Duża elastyczność księgowości internetowej sprawia, że praktycznie każdy właściciel firmy (niezależnie od wielkości prowadzonej działalności) znajdzie rozwiązanie dopasowane do swoich potrzeb.
Wady księgowości internetowej
Ze względu na fakt, że wykorzystując księgowość internetową wiele rzeczy trzeba robić (a co za tym idzie, również wiedzieć) samemu, nie jest to rozwiązanie przeznaczone dla tych, którzy się na tym nie znają lub nigdy wcześniej tego nie robiły. Wiedza z tego zakresu jest trudna do opanowania, a wszelkie pomyłki mogą być bardzo kosztowne, dlatego jeśli nie ma się żadnego doświadczenia, lepiej pozostać przy tradycyjnym księgowym lub zacząć stosować nowy rodzaj księgowania pod okiem specjalisty.
Wadą księgowości internetowej jest również brak realnego i stałego kontaktu z księgowym. Jeśli jest to ważne dla właściciela firmy, nie powinien decydować się na księgowość internetową. Nie jest to również system odpowiedni dla osób prowadzących dużą firmę, generująca wiele zróżnicowanych dokumentów. W takiej sytuacji najlepiej będzie skorzystać z usług księgowego, który będzie dbał o porządek w dokumentacji, a tym samym odciąży właściciela.
Najpopularniejsze rozwiązania w księgowości internetowej
Firmą, która oferuje usługi w zakresie księgowości internetowej jest inFakt. Od 2020 roku stanowi część grupy Visma. Swoim klientom zapewnia przede wszystkim wygodę, gdyż każdą sprawę dotyczącą księgowości można załatwić online lub telefonicznie. To także zaufanie do pracowników firmy i ich kompetencji, a także możliwość kontrolowania działań i postępu wszystkich prac. Usługi firmy to również gwarancja bezpieczeństwa. Firma oferuje dwa rodzaje usług. Pierwsza to księgowy, który zajmuje się weryfikacją poprawności wystawianych faktur, księgowaniem faktur kosztowych oraz wysyłaniem deklaracji podatkowych do urzędów czy reprezentowanie klienta i odpowiadanie na wszystkie pytania.
Druga usługa to dostęp do specjalnej aplikacji. Pozwala ona na wystawianie faktur i przesyłanie faktur kosztowych do księgowego, stały wgląd w wysokość podatków i składek ZUS, czy też możliwość zadawania pytań i załatwiania wszystkich spraw firmowych właśnie poprzez aplikację. Firma oferuje tzw. mobilną księgowość, która jest zdecydowanie wygodniejsza w obsłudze i dostępna z telefonu, co znacznie ułatwia kontrolowanie kondycji finansowej firmy. Obecnie z aplikacji korzysta przeszło 400.000 użytkowników.
Zalety korzystania z Firmino
Kolejną firmą oferującą usługi z zakresu księgowości internetowej jest Firmino. Dla swoich klientów przygotowała takie usługi, jak: fakturowanie, księgowość, magazyn oraz aplikację mobilną. Za pomocą serwisu lub aplikacji można wystawiać i automatycznie wysyłać m.in.: faktury VAT, proforma, korygującą czy też dokument sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, fakturę eksportową, walutową oraz paragon. Fakturę można wystawiać w obcych walutach (automatyczne przeliczenie wartości, według kursu NBP). Każda faktura może być wystawiona nie tylko w języku polskim, ale też angielskim, niemieckim oraz francuskim. Jednocześnie na stronie można przygotowywać zestawienia, raporty czy pliki kontrolne, które automatycznie przesyła się do urzędów. W zakresie księgowości firma oferuje takie usługi, jak np.: proste wprowadzanie kosztów, rozliczanie podatków i składek ZUS, deklaracje i JPK oraz pozwala na wprowadzanie środków trwałych i księgowanie odpisów amortyzacyjnych.
System pomaga też w rozliczaniu ewidencji stanów magazynowych, w przygotowaniu dokumentów magazynowych i w prowadzeniu inwentaryzacji. Aplikacja mobilna pozwala korzystać z wymienionych powyżej funkcji na własnym telefonie, co sprawia, że wszystkie dokumenty są dostępne od ręki. Decydując się na tę ofertę można skorzystać z trzech typów kont. Pierwsze jest darmowe i przy jego pomocy można wystawiać trzy faktury w miesiącu (dowolny rodzaj), tworzyć bazy kontrahentów i produktów, a także opracowywać analizy i CRM. Natomiast konto darmowe + posiada również możliwość realizowania zamówień i zaliczek, wystawiania faktur kosztowych i zakupowych, rozliczenia płatności za faktury (rozrachunki), faktury cykliczne oraz integrację i dostęp do API. Ostatnia opcja to Konto Dopasowane, w którym poza księgowością online i magazynem jest także dostęp do windykacji. Każdy klient może tutaj wybrać opcję dopasowaną do swoich możliwości i realnych potrzeb.
Bezpieczne rozwiązanie
Na rynku funkcjonuje wiele podmiotów, które oferują usługi księgowości internetowej. Jest to coraz popularniejsze rozwiązanie. Przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze najlepszego rozwiązania warto przeanalizować kilka ofert i wybrać tę, która dla danego przedsiębiorstwa będzie najlepiej dopasowana. Ważne też, aby tworzyła dla klienta poczucie bezpieczeństwa. Tylko w przypadku, kiedy będzie on ufał nie tylko pracownikom, ale i systemowi czy aplikacji, z której korzysta, współpraca będzie efektywna. Z
aufanie należy budować przede wszystkim poprzez niezawodność, sumienność, profesjonalizm i brak jakichkolwiek błędów czy problemów. Wielu klientów odczuwa dyskomfort, kiedy korzysta z usług firmy czy księgowego, z którym nie może się spotkać osobiście. Tylko jeśli zyska przekonanie, że jego interes jest dobrze chroniony, a wszystkie obowiązki są wypełniane z należytą starannością, będzie chciał korzystać częściej z takich usług, a przede wszystkim zdecyduje się polecić usługi księgowości internetowej innym przedsiębiorcom.
Autor artykułu
Dołącz do dyskusji