Skip to content

Czy trzeba mieć konto firmowe?

Przeczytasz w ciągu 5 minut

Czy konto firmowe jest obowiązkowe? To jedno z pytań, które często pojawia się wśród osób planujących rozpoczęcie działalności gospodarczej. Zakładanie firmy wiąże się z wieloma formalnościami. Uniknięcie części z nich może się wydawać kuszące. Każdy z nas ma swój rachunek w banku, ale czy konto prywatne jako firmowe wystarczy? Kto musi założyć konto firmowe? Odpowiadamy!

Czy trzeba mieć konto firmowe?

Konto firmowe jest obowiązkowe dla spółek, na przykład spółki z o.o. Obowiązek założenia osobnego konta dla jednoosobowych działalności gospodarczych nie jest jednak regulowany prawnie. Oznacza to, że w żadnej ustawie nie znajdziemy zapisu świadczącego o tym, że każda osoba zakładająca własną działalność gospodarczą musi mieć firmowy rachunek.  Każdy przedsiębiorca musi rozliczać składki ZUS oraz regulować zobowiązania względem Urzędu Skarbowego. Teoretycznie można to jednak robić z konta prywatnego.

Kwestie związane z zakładaniem osobnego rachunku po otwarciu działalności gospodarczej nie są jednak tak oczywiste, jakby się mogło wydawać. Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę?

  • Biała lista podatników VAT, na której znaleźć mogą się tylko rachunki firmowe. 
  • Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności dostępny tylko dla posiadaczy specjalnych rachunków VAT.
  • Regulaminy banków, które często w wyraźny sposób zastrzegają, że konta prywatne nie mogą być wykorzystywane do działalności gospodarczej.

Wszystkie te kwestie szerzej opisujemy w dalszej części artykułu.

Kto musi założyć konto firmowe? Biała lista podatników VAT.

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest biała lista podatników VAT. Każda płatność za faktury na kwotę powyżej 15 000 zł musi być wykonana ze specjalnego konta firmowego, które znajduje się na białej liście podatników VAT.  W przeciwnym razie, płatność nie będzie mogła być rozliczona jako koszt uzyskania przychodów, co jest bardzo ważnym aspektem prowadzenia działalności. Konto prywatne jako firmowe w tym przypadku nie zda egzaminu, ponieważ na białej liście mogą być odnotowane jedynie konta firmowe. Jeśli więc wykonujesz jednorazowe płatności na kwoty wyższe niż 15 tysięcy zł, załóż konto firmowe i postaraj się o wpisanie go na białą listę płatników VAT.

Wśród danych uwzględnianych w Białej liście podatników VAT pojawiają się najważniejsze dane identyfikacyjne takie jak: NIP, REGON, data rejestracji jako podatnika VAT. Jedną z kluczowych informacji jest również numer rachunku rozliczeniowego.

Najważniejsze informacje na ten temat pojawiają się w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku  o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535).

Kto musi założyć konto firmowe? Odpowiedź na to pytanie pojawia się w art. 96b ust. 1. Zgodnie z zapisami, Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:

  • których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
  • zarejestrowanych jako podatnicy VAT i tych, których rejestracja została przywrócona.

Konto prywatne jako firmowe – czy wystarczy?

Jakie warunki musi spełniać konto by być wpisane na białą listę? Zgodnie z art. 96b ust. 3 pkt 13, numer rachunku rozliczeniowego, aby mógł być wpisany na białą listę, musi być otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Konto należy wskazać w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Alternatywą jest potwierdzenie rachunku rozliczeniowego przy wykorzystaniu STIR.  Przedsiębiorca powinien otworzyć nowy rachunek w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jest to jeden z kluczowych warunków. Dlatego w tym wypadku konto prywatne nie może zastąpić firmowego.

Czy konto firmowe jest obowiązkowe przy płatnościach split payment?

Split payment to rodzaj płatności, w którym kwota przelewu jest wysyłana na dwa osobne rachunki. Kwota netto trafia na podstawowy rachunek sprzedawcy, a kwota podatku VAT na specjalny rachunek VAT, powiązany z kontem firmowym. Ten typ płatności jest obowiązkowy, w przypadku opłacania faktur wystawionych na kwotę wyższą, niż 15 000 zł. Oznacza to, że jeśli wystawiasz faktury na takie kwoty, musisz posiadać specjalny rachunek VAT, powiązany z Twoim głównym kontem firmowym. Nie jest to możliwe, jeśli do celów działalności gospodarczej korzystasz z rachunku prywatnego.

Czy jednoosobowa działalność musi mieć konto firmowe?

Teoretycznie konto firmowe nie jest obowiązkowe, ale z powyższych informacji wynika, że bez dedykowanego rachunku firmowego prowadzenie działalności jest trudniejsze. Poza kwestiami czysto praktycznymi, takimi jak uporządkowanie i rozdzielenie wydatków prywatnych i firmowych, warto zwrócić również uwagę na regulaminy banków. Często znajdziemy tam informacje o tym, że rachunki prywatne nie mogą być wykorzystywane do celów prowadzenia działalności gospodarczej. 

Okazuje się więc, że dedykowane konto w wielu sytuacjach jest niezastąpione. Proces otwierania rachunku firmowego nie jest trudny, a jego przejście pozwoli uniknąć wielu trudności. W związku z tym, mimo, że nie zawsze musisz zakładać konto firmowe, zdecydowanie warto się na to zdecydować.

Zobacz także

Dołącz do dyskusji

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.