Zastanawiasz się nad tym czy opłaca się założyć osobne konto firmowe dla swojej działalności gospodarczej? Piszemy dlaczego warto to zrobić. Wyjaśniamy też wszelkie wątpliwości które mogą pojawić się przed skorzystaniem z tego produktu bankowego. Sprawdź swoje obowiązki jako posiadacza firmy wobec instytucji państwowych i na co uważać przy korzystaniu z konta dla jednoosobowej firmy.
Spis treści
- 1. Czy każda firma musi mieć konto bankowe?
- 2. Jaki jest koszt konta firmowego?
- 3. Czemu ktoś chciałby mieć konto firmowe?
- 4. Dodatkowe usługi oferowane przez konta dla firm
- 5. Jak poinformować urząd skarbowy o koncie firmowym?
- 6. Czy urząd skarbowy będzie kontrolował moje konto firmowe?
- 7. Czy do posiadania konta firmowego muszę mieć firmę?
- 8. Czy komornik może zająć konto firmowe?
- 9. Przelewy pomiędzy kontem prywatnym a firmowym
- 10. Co jeżeli będę chciał zmienić bank?
- 11. Kiedy i w jaki sposób zamknąć konto firmowe?
1. Czy każda firma musi mieć konto bankowe?
Małe firmy nie mają obowiązku posiadania osobnego, dedykowanego dla firm konta bankowego. Wszelkich operacji można dokonywać ze swojego osobistego konta. Posiadanie konta firmowego jest natomiast wygodne i praktyczne.
Obowiązek posiadania konta firmowego mają firmy które:
- są dodane do białej listy podatników VAT
- rozliczają się przez split payment
- vatowcy, których wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto
- zajmują się towarami lub usługami z załącznika nr 15 do ustawy o VAT
Art 19 ustawy o przedsiębiorcach wskazuje, że za pomocą przelewów należy rozliczać się z innymi przedsiębiorcami, oraz gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15 000 zł. Konieczne jest zatem posiadanie jakiegokolwiek konta, ale nigdzie w prawie nie jest wskazane, że musi to być specjalne konto dla firmy.
2. Jaki jest koszt konta firmowego?
Konta dla firm są nieco droższe od kont osobistych, z których w większości przypadków można korzystać całkowicie za darmo. Prowadzenie rachunku firmowego to miesięczny koszt mniej więcej 0 – 25 zł. Większość z banków oferuje promocję prowadzenia konta bez żadnych opłat przez rok, czy nawet więcej czasu. Darmowość konta można również zapewnić dokonując z niego wystarczającą ilość operacji na daną kwotę.
Podobnie jest z kartą dołączoną do rachunku. W większości banków będzie ona całkowicie darmowa pod warunkiem dokonania wystarczającej liczby operacji. Typowo darmowe są również przelewy do ZUS i US, ale zwykłe przelewy mogą już wiązać się z dodatkowymi opłatami – np. 1 zł za jeden po przekroczeniu miesięcznego limitu 5 darmowych przelewów.
W porównaniu do zwykłych rachunków osobistych, na kontach firmowych jest nieco trudniej o darmowe wypłaty z bankomatów. Zazwyczaj darmowe będzie jedynie kilka pierwszych wypłat, a później darmowe pozostaną jedynie bankomaty własne danego banku.
Jak widać konto dla przedsiębiorcy jak najbardziej może by darmowe, choć warunki darmowości są nieco bardziej restrykcyjne niż w przypadku typowego konta osobistego.
3. Czemu ktoś chciałby mieć konto firmowe?
Głównymi powodami dla których warto jest mieć konto firmowe jest oddzielenie życia prywatnego od zawodowego, oraz przejrzystość wpływów i kosztów na firmowym rachunku.
To jednak nie jedyny powód. Konta firmowe oferują szereg usług i korzyści dedykowanych firmom. Przede wszystkim na kontach osobistych dodatkowo płatne są przelewy do ZUS i US, podczas gdy na kontach firmowych takie przelewy są darmowe. To jednak nie wszystko.
4. Dodatkowe usługi oferowane przez konta dla firm
Dla wielu osób kluczową zaletą konta firmowego jest możliwość korzystania z dodatkowych usług banku. Takie usługi mogą obejmować:
- kredyty i wadia dla firm
- faktoring
- windykację należności
- darmową księgowość online
- leasing
- podpisywanie umów online
- łatwiejszą komunikację z przeróżnymi urzędami
- program online do wystawiania faktur
Korzystanie z księgowości online pozwala na łatwiejsze kontrolowanie całego biznesu. Oczywiście większe firmy będą chciały skorzystać z bardziej spersonalizowanych usługi księgowości, ale na potrzeby jednoosobowych działalności gospodarczych księgowość zapewniona przez bank jest całkowicie wystarczająca.
5. Jak poinformować urząd skarbowy o koncie firmowym?
O koncie na którym prowadzisz firmę należy poinformować urząd skarbowy. Masz na to 7 dni. W tym celu wystarczy zaktualizować wpis do CEiDG.
6. Czy urząd skarbowy będzie kontrolował moje konto firmowe?
Urząd skarbowy może w każdej chwili zajrzeć do konta firmowego. Nie ma znaczenia, czy jest to nasze prywatne konto osobiste, czy też konto firmowe. Taką możliwość daje mu art. 182 § 1 Ordynacji podatkowej.
Przed kontrolą urząd ma jednak obowiązek poprosić podatnika o dobrowolne ujawnienie danych. Na dostarczenie wymaganych dokumentów przedsiębiorca ma co najmniej 3 dni. Żądanie urzędu musi być odpowiednio uzasadnione, czyli powinno wskazywać dlaczego właściwie ma miejsce kontrola.
7. Czy do posiadania konta firmowego muszę mieć firmę?
Tak, wszystkie banki oferują konta firmowe wymagają podania we wniosku o założenie rachunku podanie numeru NIP i innych danych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Nie można zatem najpierw założyć konta, a dopiero później firmę. Pamiętaj, że po założeniu konta należy dodać jego numer do wpisu w CEIDG.
8. Czy komornik może zająć konto firmowe?
Prywatne długi osoby prowadzącej firmę przechodzą również na jednoosobową działalność gospodarczą. Dłużnik odpowiada za swoje zobowiązania całym majątkiem, w tym firmą, czyli również pieniędzmi znajdującymi się na jej rachunkach. W związku z tym komornik jak najbardziej może zająć konto firmowe za prywatne długi.
Możliwa jest również odwrotna sytuacja. Przedsiębiorca odpowiada za firmę całym swoim majątkiem, a zatem długi firmy mogą być egzekwowane z jego prywatnego konta.
9. Przelewy pomiędzy kontem prywatnym a firmowym
Nie ma żadnych ograniczeń co do ilości czy kwoty przelewów pomiędzy kontem firmowym a prywatnym. Przelewy są możliwe w obie strony, to znaczy zarówno z konta prywatnego na firmowe jak i odwrotnie.
Oczywiście ta zasada dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych, gdzie za majątek firmy odpowiada przedsiębiorca. Urzędu skarbowego czy innych instytucji nie interesuje czy taka osoba dokłada do biznesu, czy też ‘wyciąga’ z niego zbyt dużo pieniędzy.
Ta sama zasada dotyczy np. zapłacenia za zakupy w sklepie kartą firmową. Wystarczy nie zaliczyć wtedy takiej transakcji do kosztów prowadzenia działalności.
Zasada nie obowiązuje jedynie w przypadku spółek. Majtek firmy stanowi wtedy osobny byt prawny i przedsiębiorca nie może w spółce działać na szkodę firmy. Wynagrodzenie członka spółki jest wypłacane w taki sam sposób jak innym pracownikom, a nie przez bezpośrednie przelewy z rachunku.
10. Co jeżeli będę chciał zmienić bank?
Procedura przeniesienia konta do nowego banku nie jest skomplikowana. Najtrudniejsze jest samo zamknięcie rachunku, bo np. dotychczasowy bank zawarł w umowie opłatę za zamknięcie konta. Pamiętajmy, że firmy obowiązuje inne prawo niż konsumentów, a zatem jednoosobowe działalności gospodarcze nie są tak dobrze chronione prawnie przed przeróżnymi klauzulami w umowach. Normą jest 30 dniowy okres wypowiedzenia umowy.
Po przeniesieniu konta warto poinformować swoich kontrahentów o nowym numerze rachunku i zaktualizować dane w księgowości. Konieczna jest również aktualizacja wpisu w CEiDG.
11. Kiedy i w jaki sposób zamknąć konto firmowe?
Konto najlepiej jest zamknąć po kilku miesiącach po zakończeniu lub zawieszeniu działalności gospodarczej. Warto pozostawić sobie konto na to kilka miesięcy po zamknięciu firmy, bo np. urząd może chcieć na nie wypłacić nadpłatę VAT. Ewentualnie można również zmienić numer rachunku w swoim urzędzie skarbowym na prywatny.
Przed zamknięciem konta warto sprawdzić regulamin rachunku. Być może opłaca się utrzymać konto do czasu minięcia okresu kary umownej za zbyt szybkie wycofanie się z umowy. W niektórych bankach wcale nie ma takiego okresu, w innych obowiązują kary zamknięcie konta szybciej niż po 3 lub 6 miesiącach od jego utworzenia. Właściwie zawsze obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia umowy o prowadzenie rachunku.
Jeśli chciałbyś dowiedzieć się jak całkowicie zamknąć swoją działalność gospodarczą – zapraszamy do artykułu: Jak zamknąć firmę krok po kroku?
Autor artykułu
Dołącz do dyskusji