Prowadzenie swojej własnej działalności, wiąże się z szeregiem obowiązków, jakie ciążą na przedsiębiorcy, który podejmuje się tego zadania. Każda osoba, która w ramach swojej firmy wykonuje usługi lub prowadzi sprzedaż jakichś produktów na rzecz innego kontrahenta, ma obowiązek wystawić fakturę, która jest dokumentem będącym potwierdzeniem zaistniałej transakcji.
Jeszcze do niedawna faktury te wystawiano w formie papierowej i nadal część przedsiębiorców robi to właśnie w taki sposób. Jednak wraz z rozwojem technologii i coraz większą cyfryzacją wielu procesów, wprowadzono nowe rozwiązanie, jakim jest faktura w formie elektronicznej, czyli tzw. e faktura. Aby zacząć korzystać z tego rozwiązania warto wiedzieć czym dokładnie jest eFaktura, co powinna zawierać, jak ją przygotować, jak przechowywać i czy warto w ogóle korzystać z tego rozwiązania?
Czym jest eFaktura?
Faktura jest dokumentem, który potwierdza transakcję, jaka miała miejsce między sprzedawcą a odbiorcom danego produktu czy też usługi. Z kolei eFaktura to ten sam dokument, z tą różnicą, że w formie elektronicznej. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, eFaktura traktowana jest na równi z fakturą w formie papierowej. W praktyce oznacza to, że za pomocą eFaktury można rozliczać wszystkie transakcje w taki sam sposób jak przy użyciu faktury w tradycyjnej papierowej formie. Możliwość korzystania z eFaktur została zapoczątkowana 4 sierpnia 2005 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r.
Co powinna zawierać eFaktura?
Decydując się na przygotowywanie faktur w formie elektronicznej, warto pamiętać, że tego typu dokument musi zostać sporządzony w odpowiedni sposób, aby był wiarygodny. Z tego względu faktura w formie elektronicznej musi zawierać dane identyfikujące ten dokument, w postaci daty wydania i numeru.
Ponadto musi ona określać specyfikację przedmiotu transakcji, jego wartość, cenę jednostkową netto, wszelkie kwoty rabatów, stawkę podatku, sumę sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku oraz kwotę należności ogółem.
W eFakturze muszą się znaleźć także dokładne dane stron transakcji, ich adresy, dane do rozliczenia, a także numery, za pomocą których podatnicy mogą być zidentyfikowani dla podatku. Nie można zapomnieć również o podsumowaniu oraz terminie i formie zapłaty. Faktura może zostać przesłana w formie elektronicznej, ale tylko wtedy gdy zagwarantowany zostanie warunek autentyczności i integralności treści.
Jak wystawić eFakturę?
Z rozwiązania, jakim jest elektroniczna faktura, może korzystać każdy przedsiębiorca, który poinformował kontrahenta o takiej formie faktury i uzyskał od niego zgodę na przesłanie jej w takiej właśnie postaci. Jeśli kontrahent się nie zgodzi lub cofnie zgodę, to przedsiębiorca musi wystawić fakturę w formie tradycyjnej, czyli papierowej. Przepisy nie określają jednoznacznie, w jakiej formie musi zostać wyrażona ta zgoda, więc przyjmuje się, że może to być w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnej. Jeśli odbiorca nie wyrazi jasnego sprzeciwu, to uznaje się to za akceptację tej formy faktury. Fakturę dokumentującą sprzedaż zawsze należy wystawiać w przynajmniej dwóch egzemplarzach. Jeden z nich trafia do nabywcy, z kolei drugi zostaje w dokumentacji księgowej przedsiębiorcy. Aktualnie obowiązujące przepisy nie narzucają w żaden sposób formatu wystawiania faktury, z tego względu podatnik ma w tej kwestii wolną rękę.
Do wysyłania eFaktur bardzo przydatna może być e-usługa Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), która znacząco ułatwia cały proces i obsługuje takie usługi jak zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową.
Przechowywanie eFaktur
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest przechowywanie faktur i ich przedłożenie w przypadku kontroli podatkowej przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Odnosi się to do faktur w każdej postaci zarówno papierowej jak i elektronicznej. Z tego względu eFaktury należy przechowywać w takim miejscu i w taki sposób, aby w każdej chwili mogły być one dostępne dla organów kontrolnych, a podatnik ma obowiązek umożliwić ich pobranie. Ponadto faktury elektroniczne muszą myć archiwizowane na terenie kraju.
W przeciwnym razie wymaga to poinformowania naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego o dokładnym miejscu ich przechowania. Mogą one być archiwizowane na dyskach twardych, dyskach zewnętrznych, pendrivach lub płytach CD. Bardzo ważne jest także systematyczne tworzenie kopii zapasowych tych dokumentów, z uwagi na ryzyko awarii sprzętu komputerowego. Z tego względu najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie tych dokumentów w chmurze, co pozwala na wygodny i szybki dostęp do nich, a ponadto nie ma ryzyka ich utraty.
Czy warto korzystać z eFaktur?
Faktury w formie elektronicznej to rozwiązanie, które wprowadza wiele korzyści. Po pierwsze przygotowywanie, wysyłanie, przechowywanie i zarządzanie dokumentami w takiej formie jest znacznie łatwiejsze, szybsze i często także bezpieczniejsze.
Ponadto faktury w takiej formie można przechowywać w chmurze, co pozwala mieć do nich dostęp praktycznie z każdego miejsca, w którym jest dostęp do Internetu.
Sporą zaletą jest także oszczędność miejsca, ponieważ szczególnie w przypadku dużych firm przechowywanie faktur w formie papierowej może być dość problematyczne, tym bardziej że trzeba to robić przez kolejne 5 lat. Elektroniczne faktury mogą również znacznie szybciej trafić do kontrahenta, co usprawnia całą transakcję.
Autor artykułu
Dołącz do dyskusji